W przypadku gdy pracodawca nie zdecyduje się na rozliczanie rzeczywistych podwyższonych kosztów zatrudniania osób niepełnosprawnych może skorzystać z ryczałtu. Wysokość ryczałtu uzależniona jest od stopnia niepełnosprawności pracownika niepełnosprawnego oraz faktu, czy pracownik jest osobą u której stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, epilepsję bądź też jest osobą niewidomą. Wysokość ryczałtu nie jest uzależniona od wymiaru czasu pracy pracownika niepełnosprawnego. Zgodnie z rozporządzeniem pomocowym kwoty ryczałtu wynoszą( w zależności od stopnia niepełnosprawności):

• Stopień znaczny: 90% wynagrodzenia minimalnego
• Stopień umiarkowany: 70% wynagrodzenia minimalnego
• Stopień lekki: 40% wynagrodzenia minimalnego

Ponadto do kwoty ryczałtu zalicza się 100% kwot odpowiadającym składkom na ubezpieczenia społeczne, o których mowa w art.25 ust.3 ustawy o rehabilitacji , tj. kwot składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez PFRON lub budżet państwa.

W przypadku pracodawców nie będących zakładami pracy chronionej kwoty ryczałtu wynoszą 70% kwot przedstawionych w tabeli lub 90% kwot przedstawionych w tabeli powiększonych o 55% minimalnego wynagrodzenia w przypadku osób, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, epilepsję bądź też osób niewidomych. Podobnie jak w zakładach pracy chronionej do kwoty ryczałtu należy doliczyć 100% kwot odpowiadających składkom na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez PFRON lub budżet państwa .

Warunkiem skorzystania z ryczałtu jest złożenie oświadczenia o wyborze tej formy do organu udzielającego pomocy. Terminem do złożenia oświadczenia jest 20 luty roku, za który pracodawca będzie dokonywał rozliczenia. Należy zaznaczyć, że pracodawca w składanym oświadczeniu wskazuje jedynie metodę, która zostanie wykorzystana do rozliczenia rocznego (ryczałt wobec wszystkich pracowników lub jednego pracownika bądź grupy pracowników), a nie konkretnych pracowników, których ryczałt będzie dotyczyć, ani też grup zawodowych, do których zamierza zastosować rozliczenie ryczałtowe.

Pracodawcy, którzy nie złożą oświadczeń o wyborze ryczałtu zobowiązani będą rozliczyć uzyskaną pomoc z uwzględnieniem rzeczywistych podwyższonych kosztów zatrudniania osób niepełnosprawnych.