Zakłady pracy chronionej są podmiotami gospodarczymi, które realizują zadanie publiczne , polegające na zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Z tego względu przedsiębiorstwom posiadającym status zakładu pracy chronionej przyznawane są określone preferencje, usankcjonowane prawem. Wśród nich należy wymienić możliwość korzystania ze zwolnień z podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych, (jeżeli czynność ta pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzeniem zakładu) oraz ze zwolnienia z opłat ( z wyjątkiem opłaty skarbowej i opłat o charakterze sekcyjnym).

Każda wartość zwolnienia w 10% przekazywana jest na rzecz PFRON, natomiast 90% pozostaje do dyspozycji zakładu pracy chronionej. Środki te przekazuje się na konto zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi, wymienione konto musi funkcjonować jako wyodrębniony rachunek bankowy. Należy przy tym podkreślić iż środki pochodzące ze zwolnień powinny być przekazane na konto ZFRON w terminie 7 dni od dnia ich uzyskania. Ustawa obliguje również beneficjenta do przeznaczenia co najmniej 10% wartości każdego zwolnienia na pomoc indywidualną ( dla aktualnie zatrudnionych osób niepełnosprawnych i byłych niepracujących pracowników niepełnosprawnych) oraz co najmniej 15% na indywidualne programy rehabilitacji.

Kierunki wydatkowania środków zgromadzonych na tym koncie określa rozporządzanie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 31 grudnia 1998 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Jeśli jednak zakład pracy chronionej dokona zakupu określonego w paragrafie 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy de minimis przedsiębiorcom prowadzącym zakłady pracy chronionej to wydatek ten stanowi dla przedsiębiorcy przysporzenie, które kwalifikowane jest do pomocy de minimis. Ustawa nakłada na podmioty udzielające pomocy de mini mis obowiązek wystawienia beneficjentowi zaświadczeń potwierdzających charakter otrzymanej pomocy oraz jej wartość.

Zgodnie zatem z obowiązującymi procedurami zakład pracy chronionej, który dokonał zakupu stanowiącego dla niego przysporzenie, powinien uiścić zapłatę ze środków zgromadzonych na ZFRON, niedopuszczalne jest pokrywanie kosztów zakupu ze środków bieżących, a następnie przeksięgowywanie odpowiedniej kwoty z rachunku bieżącego na konto ZFRON. W dalszej kolejności, uprzednio decydując z jakiego zwolnienia ma być pokryty dokonany wydatek, powinien się zwrócić do odpowiedniego podmiotu udzielającego pomocy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia. Do wniosku należy dołączyć:

1. zaświadczenie potwierdzające otrzymanie pomocy de minimis w okresie 3 ostatnich lat ( jeśli taka pomoc nie była udzielana wymagane jest zaświadczenie o nieotrzymywaniu takiej pomocy);

informację o wszelkiej pomocy innej niż demini mis, jaką zakład otrzymał w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowanych, z którymi związana jest pomoc de minimis;

oświadczenie potwierdzające, że wnioskodawca nie jest podmiotem znajdującym się w trudnej sytuacji finansowej;

fakturę;

bankowe potwierdzenie przelania środków z konta ZFRON na konto podmiotu, od którego dokonano zakupu.

Aktualnie obowiązujące rozporządzenie o pomocy de mini mis udzielanej przedsiębiorcom prowadzącym zakład pracy chronionej, przewiduje udzielanie tej pomocy w oparciu o rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis.

Znajduje to odzwierciedlenie nie tylko w możliwości korzystania z pomocy o dopuszczalnym progu 200 tyś euro. Konsekwencją jest też stosowanie innej metodologii obliczania otrzymanej pomocy de mini mis w ciągu trzech lat. Należy zwrócić uwagę iż skomplikowaną procedurę liczenia wartości otrzymanej w okresie 3 lat pomocy de mini mis, można zastąpić zsumowaniem wartości pomocy de mini mis wynikającej z zaświadczeń.

Obowiązek podania informacji o wartości otrzymanej innej niż de mini mis, przeznaczonej na te same koszty kwalifikujące się do objęcia pomocą wynika z tego, że skumulowanie się pomocy de mini mis z kosztami wspieranymi w związku z udzieleniem innej pomocy może w konsekwencji spowodować przekroczenie dopuszczalnej intensywności pomocy. Jeżeli na przykład zakup maszyny wiązałoby się ze wsparciem ze środków pochodzących z pomocy regionalnej to udzielenie pomocy de mini mis również przeznaczonej na pokrycie wydatków związanych z zakupem tej samej maszyny, mogłoby spowodować przekroczenie dopuszczalnej intensywności pomocy publicznej przewidzianej dla regionu, w którym funkcjonuje zakład pracy chronionej. Warunek odnoszący się do oświadczenia o tym że beneficjent nie jest w trudnej sytuacji finansowej wynika z tego, że przepisy prawa wspólnotowego zabraniają udzielania pomocy de mini mis podmiotom, których kondycja ekonomiczna jest zagrożona.

Istotnym elementem w przypadku wystawienia zaświadczenia potwierdzającego udzielenie pomocy de mini mis jest faktura. Dokument ten pozwala określić wartość udzielonej pomocy. Należy przy tym zwrócić uwagę, że jeżeli beneficjent jest podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT), to w zaświadczeniu wpisuje się wartość netto figurującą na fakturze. Ustalając wartość udzielonej pomocy de mini mis należy zwrócić uwagę że nie może ona przekraczać 81% wartości zwolnienia.

Dokument bankowy potwierdzający przepływ środków z rachunku bankowego ZFRON na rachunek bankowy podmiotu, od którego dokonano zakupu, służy do określenia dnia udzielonej pomocy. Zgodnie z obowiązującą praktyką, data wpływu środków jest dniem udzielenia pomocy. Przeliczając wartość udzielonej pomocy de mini mis na euro, należy posłużyć się kursem tej waluty, który jest aktualny w dniu udzielenia pomocy.

Po zaświadczenie o udzielonej pomocy de mini mis należy wystąpić w ciągu 30 dni od dnia dokonania wydatku z konta ZFRON.

Beneficjent, który ubiega się o pomoc de mininis po dniu 1 maja 2007 r. musi znać rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy de minims przedsiębiorcom prowadzącym zakłady pracy chronionej.

Warunki, które musi spełnić beneficjent ubiegający się o pomoc de minimis po nowelizacji zasad jej udzielania w celu ustalenia wartości pomocy de mini mis otrzymanej w okresie ostatnich 3 lat, należy zsumować jej wartość wynikającą z zaświadczeń;

wartość otrzymanej pomocy w okresie 3 lat nie może przekroczyć równowartości 200 tys. euro;

pomoc de minimis w sektorze rolnictwa udzielana jest tylko w pewnym zakresie;

zakład pracy chronionej nie może znajdować się w trudnej sytuacji ekonomicznej.